§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady organizacji, funkcjonowania oraz korzystania z systemu monitoringu wizyjnego w budynku komunalnym zlokalizowanym w Polanowie ul. Zielona Dolina nr 1 do 4, zwanym dalej „Budynkiem lub Budynkami”. 
2. Administratorem danych osobowych pozyskanych w wyniku monitoringu wizyjnego jest: Urząd Miejski w Polanowie. 
3. System monitoringu składa się z kamer przemysłowych rejestrujących obraz, urządzeń przesyłających obraz oraz urządzeń rejestrujących i przechowujących zapis danych (rejestratorów). 
4. Monitoring nie narusza godności oraz innych dóbr osobistych mieszkańców, użytkowników lokali oraz osób trzecich przebywających w budynku. 

§ 2. Cel i podstawa prawna monitoringu

1. Celem instalacji i eksploatacji systemu monitoringu wizyjnego jest: 
   • Zapewnienie bezpieczeństwa życia, zdrowia i mienia mieszkańców oraz osób przebywających na terenie budynku i wokół niego. 
   • Ochrona mienia komunalnego (części wspólnych budynku, elewacji, wyposażenia, instalacji) przed dewastacją, wandalizmem i kradzieżą.  
   • Zapobieganie w ujęciu ogólnym przestępstwom i wykroczeniom oraz pomoc w identyfikacji sprawców zdarzeń naruszających porządek publiczny. 
2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku jest art. 6 ust. 1 lit. e Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) – niezbędność do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub prawnie uzasadniony interes administratora. 

§ 3. Zakres i obszar monitoringu 

1. Monitoringiem wizyjnym objęte są wybrane przestrzenie ogólnodostępne w budynku i jego otoczeniu, w szczególności:   
   • Wejścia do budynku. 
   • Korytarze wejściowe, hole oraz klatki schodowe w tym w kondygnacji piwnicznej, w częściach wspólnych. 
   • Teren przyległy do budynku, w tym chodniki wokół wejść, dziedziniec, altany śmietnikowe oraz parking wewnętrzny. 
2. Monitoringiem nie są objęte:
   • Wnętrza lokali mieszkalnych i użytkowych. 
   • Pomieszczenia sanitarne (toalety, łazienki), pomieszczenia socjalne. 
3. System rejestruje wyłącznie obraz (wizję), bez rejestracji dźwięku (fonicznej). 
4. System monitoringu funkcjonuje w sposób ciągły (całodobowo, 7 dni w tygodniu).

§ 4. Oznaczenie monitorowanego obszaru 

1. Teren objęty monitoringiem wizyjnym musi być odpowiednio oznakowany w sposób widoczny i czytelny za pomocą piktogramów (tabliczek informacyjnych) z wizerunkiem kamery.
2.  Informacje te umieszcza się przy wejściach do budynku oraz w strefach objętych nadzorem z odpowiednim wyprzedzeniem.

§ 5. Rejestracja i przechowywanie danych (nagrań)

1. Zarejestrowany obraz zapisywany jest na nośnikach danych w urządzeniu rejestrującym, które jest zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych.   
2. Zgromadzone dane w postaci nagrań wideo przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane – nie dłużej niż przez 14 dni, po czym ulegają automatycznemu nadpisaniu lub bezpowrotnemu skasowaniu.   
3. W przypadku, gdy nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa (np. postępowaniu sądowym, policyjnym lub administracyjnym) albo administrator powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w sprawie, termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania. 

§ 6. Dostęp do danych i zabezpieczenie systemu

1. Dostęp do podglądu "na żywo" oraz do zgromadzonych nagrań mają wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez Administratora Danych Osobowych lub podmiot, który na podstawie zawartej z Administratorem Danych Osobowych umowy przetwarza dane w jego imieniu.   
2. Urządzenia systemu monitoringu (rejestratory, ekrany) znajdują się w pomieszczeniu zamkniętym, niedostępnym dla osób postronnych.   
3. Dane zgromadzone w systemie monitoringu nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnieniu w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej.   
4. Udostępnienie nagrań podmiotom zewnętrznym (np. Policji, Prokuraturze, Sądowi) odbywa się wyłącznie na pisemny wniosek uprawnionych organów w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.   

§ 7. Prawa osób, których wizerunek zarejestrowano

1. Każda osoba, której wizerunek został zarejestrowany przez system monitoringu, ma prawo do: 
   • Dostępu do swoich danych osobowych (z uwzględnieniem praw i wolności innych osób). 
   • Żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych przepisami RODO.
   • Wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
2. Wniosek o zabezpieczenie danych z monitoringu należy złożyć na piśmie do administratora budynku, wskazując dokładną datę, przedział czasowy oraz miejsce zdarzenia.

§ 8. Postanowienia końcowe 

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym RODO oraz Kodeks cywilny.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania przez Administratora.